Bordroda Uzmanlık Programla Değil, Bilgiyle Başlar!

Bordro programınız ocak ayında güncellendiğinde gerçekten içininiz rahat mı?
            SGK parametreleri değişirken, hesaplama mantığını bilmeden yalnızca program çıktısına güvenmek, ileride telafisi güç hataların kapısını aralamaz mı?

Konuya bilinçli olarak eleştirel bir yerden başlamak istedim. Zira bordro hesaplamalarında sıkça karşılaşılan temel bir yanılgı var: Program hata yapmaz düşüncesi. Oysa asıl soru şudur: Program hata yaparsa bunun sorumluluğu kime aittir? Hesaplama mantığına hâkim olunmadığında, yapılan işlemin kontrolü de fiilen ortadan kalkar. Kontrol edilemeyen bir hesaplama ise, yılın başında yapılan küçük bir hatanın yıl boyunca katlanarak devam etmesine neden olur. Bu yanlışların fark edilebilmesi ve düzeltilebilmesi, ancak hesaplama detaylarına gerçekten hâkim olmakla mümkündür.

Bugün kariyer portallarında yüzlerce “bordro uzmanı” ve “bordro sorumlusu” ilanı yer almaktadır. Ancak mülakat aşamasına gelindiğinde, bu adayların kaçının hesaplama düzeyinde konuya gerçekten hâkim olduğu ciddi bir soru işaretidir. Sorunun özü tam da burada başlamaktadır. Çünkü hesap kontrolüne hâkim olmadığınız bir süreci yönetmeniz mümkün değildir.

Bu durumu somut bir örnekle açıklamak isterim. Geçmişte birlikte çalıştığım bir arkadaşım, işyerinden ayrıldıktan sonra mülakatlara girmeye başlamıştı. Asgari geçim indirimi (AGİ) uygulaması devreye girdiği dönemde kendisine, “Gel, AGİ tutarlarının nasıl hesaplandığını birlikte inceleyelim” demiştim. Ancak o dönemde, “Bu hesabın detayını bilmeye gerek yok, zaten evli, bekar, çocuk sayısına göre tutarlar belli” diyerek hesaplamayı öğrenmeye sıcak bakmamıştı.

Bir süre sonra, sektörde köklü ve herkes tarafından bilinen bir firma tarafından mülakata davet edildi. Mülakata girerken beni referans olarak yazdığını ve bu nedenle bilgilendirmemi istedi. Mülakat sonrasında beni aradığında, görüşmede mesleki olarak sorulan ilk sorunun AGİ hesabı olduğunu, tutarları ezbere bildiği için doğru yanıt verdiğini aktardı. Ancak hemen ardından “Bu tutar nasıl hesaplanıyor?” sorusu yöneltildiğinde, “Program hesaplıyor, detayını bilmiyorum” şeklinde cevap verdiğini belirtti. Görüşme sonrasında, AGİ’nin hesaplama mantığını kendisine telefonla anlattım.

Bir pozisyon için ilan açıldığında yüzlerce başvuru yapılır; ancak nihayetinde yalnızca bir kişi seçilir. İşte tam da bu noktada “Neden siz?” sorusunun karşılığı ortaya çıkar. Bu sorunun cevabı, hesaplama mantığına gerçekten hâkim olan adayların öne çıkmasıdır.

Her yıl ocak ayında SGK parametreleri, asgari ücret, istisna tutarları ve bordroya esas hesaplama kalemleri değişmektedir. Buna rağmen birçok bordro uygulayıcısı için ocak ayı, yalnızca program güncellemesinin yüklendiği ve “hesaplar otomatik yapılıyor” düşüncesiyle geçiştirilen bir dönem olmaktadır. Oysa yanlış bir hesaplama; eksik bildirilen primlere, hatalı hesaplanan vergilere ve yanlış uygulanan istisnalara yol açmakta, bu durum da idari para cezaları, geriye dönük düzeltmeler ve uygulayıcı sorumluluğu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu noktada asıl soruyu sormak gerekir: Ocak ayında nelere dikkat etmeliyiz ki, yılın diğer aylarında bordro süreçlerini sağlıklı ve güvenle yürütebilelim?

Her ay rutin olarak işe giriş ve işten çıkış işlemleri yapılmakta ve bu işlemler bordro programlarına veri girişi yoluyla aktarılmaktadır. Yanlış seçilen sigorta kolu, hatalı meslek kodu, yanlış işe giriş veya işten çıkış tarihi ya da çıkış nedeni; süresi içinde fark edilirse kısmen telafi edilebilirken, süre geçtikten sonra beyannamelerde düzeltme yapılmasını zorunlu hale getirmektedir.

Bu riskler yalnızca giriş ve çıkış işlemleriyle sınırlı değildir. Bordro hesaplamalarında da yeni yıl itibarıyla birçok parametre değişmektedir. Örneğin; işveren priminde yapılan 1 puanlık artış, gelir ve damga vergisi istisnaları, imalat dışındaki sektörlerde SGK teşvik oranlarının 4 puandan 2 puana düşürülmesi gibi birçok değişken, bordro hesaplamalarını doğrudan etkilemektedir.

Sonuç olarak; eğer konuya hâkimsek, yapılan hesabı kontrol etmek kolaydır. Ancak hâkim değilsek, süreç “program nasıl hesapladıysa doğrudur” anlayışıyla ilerler ki, bu da bordro uygulamalarında en büyük riski oluşturmaktadır. Muhsgk süreçleriyle ilgili muhasebeye de hakim olmamız gerekmektedir.

Başlıklar halinde ay içinde kontrol edilmesi gereken süreçler aklıma gelenleri sıralıyorum!

• İşe giriş bildirgeleri kontrol edildi mi? (İşe giriş tarihi ve meslek kodu bordro programı ile uyumlu olmalı.)

• Aylar her zaman 30 günden ibaret olmadığı için, 31 veya 28 gün çeken aylarda eksik gün oluşup oluşmadığı ve bu aylarda işe giren çalışanların SGK gün sayıları kontrol edildi mi?

• İşten çıkış bildirgeleri kontrol edildi mi? (Çıkış tarihi ve fesih nedeni bordro programı ile uyumlu olmalı.)

•Bordro hesaplamaları ve yan haklar doğru mu?
(Yemek kartı bordroya konu olduğunda, muhasebede indirilen KDV’nin bordroda tekrar vergiden istisna edilmediğinden emin olundu mu? )

• Yevmiye cezası, nafaka, icra gibi kesinti tutarları kontrol edildi mi? (Hangi ücret üzerinden hesaplandığı incelendi mi?)

• OKS kesinti tutarı hangi oran ve hangi matrah üzerinden hesaplandı? (SGK matrahı üzerinden mi yapıldı?)

• Brüt ücret ile SGK matrahı arasındaki fark, SGK istisna tutarına denk geliyor mu?
Gelir vergisi matrahı hesaplanırken istisna sonrası gelir vergisi ve damga vergisi tahakkukları doğru mu?

• 1003B beyannamesi veren işletmelerde; kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, huzur hakkı gibi ödemelerin beyannamede beyan edildiğinden emin olundu mu? (1003A ise bu bilgiler muhasebe departmanı ile paylaşıldı mı?)

• MUHSGK beyannamesinde ödenecek gelir vergisi ve damga vergisi tutarları, çarşaf bordrodaki rakamlarla uyumlu mu?

• Kıdem tazminatı ve yıllık izin hesaplamalarında; ücretsiz izin, devamsızlık gibi süreler kıdem süresinden düşüldü mü?

• Kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamalarında giydirilmiş ücret kontrolü yapılıyor mu?

• Fazla mesai listelerindeki saat toplamları, çarşaf bordrodaki saatlerle uyumlu mu?

• Çarşaf bordrodaki net tutarlar, banka ödeme listeleri ile uyumlu mu?

• Eksik gün bildirimine ilişkin evraklar ayrı şekilde arşivleniyor mu? (Her ay düzenlenen evrakların içinde yer almalı.)

• Vizite giriş sisteminde, beyanname verme süresi içinde onay bekleyen tüm raporlar onaylandı mı?

• 6111 sayılı teşvik kapsamında personel ortalaması ve teşvik süresinin bitişi, beyanname verilmeden önce kontrol edildi mi?

 • 14857 sayılı teşvikte, süreli engelli raporu olan personel teşvikten yararlanıyorsa, rapor süresi bitimi düzenli olarak kontrol ediliyor mu?

• Beyannamede ek kazançlar ayrı sütunda gösteriliyor mu?

• Bir önceki aydan devreden SGK matrahı varsa yeni döneme aktarılmış mı?
Devreden SGK matrahı brüt ücrete ayrıca ilave edildiyse mükerrerlik kontrolü yapıldı mı?

• Bordrodaki çalışan sayısı ve toplam SGK gün sayısı, MUHSGK bildirimi ile uyumlu mu?

• Fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışmalarda haftalık çalışma süresi kontrol ediliyor mu?

• Kısmi süreli çalışanların ay içinde bildirilebilecek azami gün sayısı kontrol ediliyor mu?
Azami gün sayısının üzerinde çalışma varsa, günler 30 güne tamamlandı mı?

• Yarım çalışma ödeneğine tabi bir çalışan bulunuyorsa ve ay içinde eksik gün bildirimi yapılacaksa, bu durum İŞKUR Müdürlüğüne bildirildi mi?

• Kontenjana dâhil engelli personelin işten ayrılması veya kontenjana dâhil edilecek yeni bir engelli personelin işe girişi durumunda İŞKUR Müdürlüğüne bilgi verildi mi?

• Yeni işe giren bir personel, kümülatif vergi matrahını önceki işyerinden taşımak istediğinde; hem asgari ücret istisnasına ilişkin kümülatif matrah hem de ücret kümülatif vergi matrahı sisteme ayrı ayrı girildi mi?

• Eş ve çocukları için özel sağlık sigortası yaptıran çalışanlar poliçe bedelini aylık taksitler hâlinde ödüyorsa, ödeme dekontları her ay çalışandan talep ediliyor mu?

• Evlilik nedeniyle soyadı değişen çalışanların, SGK işe giriş sisteminde “soyadı değişikliği” menüsünden güncellemesi yapıldı mı?

• Yeni bir SGK işyeri tescilinde, UAVT sistemi üzerinden adres eşleştirmesi yapıldı mı?

Bordro ve beyan süreçlerinde kontrol mekanizması oluşturmasına katkı sağlaması dileğiyle,